- Vi i Mal Proff ønsker å sikre at vi til enhver tid har de varene på lager som vi sier at vi skal ha, forteller Hans Holen, driftssjef i Mal Proff.

Holen sier tidligere løsning, hvor alt ble basert på manuelle rutiner, ikke var god nok.

Det krevde mye ekstra tid for den ansatte, samtidig som løsningen ga rom for avvik. En automatisering ble dermed den beste og eneste løsningen.

- Tidligere kunne vi oppleve at vi havnet i en situasjon der vi var utsolgt på varer mellom leveringene, eller at vi rett og slett ikke hadde rukket å bestille inn nye varer. Det måtte vi definitivt gjøre noe med. Automatisk varepåfylling gjør at vi får frigitt mer tid slik at vi blir langt mer effektive. Vi får mer tid til kunderelaterte oppgaver, samtidig som vi oppnår at våre kunder opplever bedre tilgang på varer som de forventer å finne hos oss, utdyper Holen.

Etter først å ha fremarbeidet løsningen gjennom hele 2015, ble det nye systemet testet grundig ut på Brobekk (som første butikk ut) i november samme år. Der ble de ansatte tilegnet ny kunnskap om behov og rutineendringer, før stadig flere butikker ble involvert.

- Fra starten av 2016 følte vi at vi hadde fått såpass god oversikt og kontroll at vi hektet fire nye butikker på løsningen: Oslo, Ålesund, Tromsø og Drammen. Vi opplevde imidlertid raskt at disse butikkene måtte være testbutikker frem til utgangen av juni ifjor, forteller Holen.

Nå er det nye systemet på plass i alle butikker, og produkt- og konseptsjef Martin Fjeller er svært fornøyd med utviklingen. Fjeller har hatt ansvar for gjennomføringen av det nye konseptet og har fungert som et bindeledd mellom Farveringen og butikksjefene i Mal Proff. I tillegg har han stått for fremdrift, opplæring og oppfølging.

- Dette har gått over all forventning, systemet fungerer veldig bra. Kun kort tid etter systemet kom på plass, så vi resultatene og dro raskt nytten av alle fordelene, sier Fjeller.

Det nye systemet har i tillegg til tidsbesparelse - også flere andre klare fordeler. Blant annet er samlet innkjøp et stort og viktig punkt.

- Å få samlet innkjøpet fra ett sted - i stedet for at vi har 15 innkjøpere - gir større effektivitet og færre feil. Samtidig gir det Farveringen bedre oversikt i forhold til det volumet som skal håndteres, noe som igjen skaper større mulighet for planlegging. Det gir både Farveringen, Mal Proff, transportør og kunden høyere forutsigbarhet, forklarer Holen.

Fjeller er enig, og understreker:

- Alle butikksjefene har håndtert overgangen fra et manuelt system til helautomatisering på en utmerket måte. Selv om dette er et automatisk system, så har hver enkelt mulighet for å tilpasse dette, slik at det fungerer optimalt for sin butikk og sine kunder, avslutter han.